Die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften sind verpflichtet,
- den Jahresabschluss (ist von den gesetzlichen Vertretern der Kapitalgesellschaft um einen Anhang zu erweitern, der mit der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung eine Einheit bildet. (§ 264 HGB))
- mit Bestätigungsvermerk oder Vermerk über dessen Versagung (bei mittelgroßen oder großen Kapitalgesellschaften) und
- mit Lagebericht (bei mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften), weiterhin
- den Bericht des Aufsichtsrats (wenn Aufsichtsrat vorhanden) und
- soweit sich dies aus dem eingereichten Jahresabschluss nicht ergibt, den Vorschlag für die Verwendung des Ergebnisses und den Beschluss über seine Verwendung unter Angabe des Jahresüberschusses oder Jahresfehlbetrages ihrer Gesellschaft beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers elektronisch einzurei chen (§ 325 Absatz 1, Satz 1 HGB), und zwar unverzüglich nach seiner Vorlage an die Ge sellschafter, jedoch spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahres.
Endete etwa das Geschäftsjahr am 31.12.2019, so muss der Jahresabschluss bis spätestens 31.12.2020 beim elektronischen Bundesanzeiger sein. Hier kann sich eine böse Falle eröffnen, wenn die Bilanz der GmbH eine Überschuldung ausweist; im Ernstfall können nun Gläubiger sofort monieren, dass gegebenenfalls auch tatsächlich eine Überschuldung vorliege und ihrerseits Insolvenzantrag stellen.
Bei Verstößen gegen diese Frist wird von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren eingeleitet. Die zuständige Verwaltungsbehörde droht in diesem Fall gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs der Gesellschaft oder gegen die Kapitalgesellschaft selbst ein Ordnungsgeld zwischen 2.500,00 EUR und 25.000,00 EUR an und legt diesen zugleich die Kosten des Verfahrens auf. Ein Einspruch gegen die Anordnung und gegen die Kostenentscheidung hat keine aufschiebende Wirkung. Wenn nicht innerhalb von 6 Wochen vom Zugang der Androhung an der gesetzlichen Verpflichtung nachgekommen wurde oder die Unterlassung mittels Einspruchs gerechtfertigt wurde, ist das Ordnungsgeld festzusetzen und zugleich die frühere Verfügung unter Androhung eines erneuten Ordnungsgeldes zu wiederholen. Bei Versäumung der „Jahresfrist“ könnte durch umgehende Einreichung der o. a. Unterlagen die Einleitung des Ordnungsgeldverfahrens hinfällig werden, wenn bis dahin ein solches noch nicht eingeleitet worden wäre.
Größenabhängige Erleichterungen der §§ 326 und 327 HGB bei der Offenlegung
Für Kleinstkapitalgesellschaften, kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften gibt es größenabhängige Erleichterungen bei der Offenlegung. Die größenmäßige Einteilung i.S.d. §§ 267, 267a HGB basiert u.a. auf Merkmalen der Größe der Bilanzsummen, Umsatzerlöse und Arbeitnehmerzahlen.
Für Kleinstkapitalgesellschaften (i.S.d. § 267a) gilt, dass sie eine verkürzte Bilanz aufstellen können, ebenso wie eine verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung (§ 266 Absatz 1, Satz 4 und § 275 Absatz 5 HGB). Unter bestimmten Voraussetzungen kann auf die Aufstellung eines Anhangs zum Jahresabschluss verzichtet werden (§ 264 Absatz 1, Satz 5 HGB). Ihrer Offenlegungspflicht können diese Gesellschaften dadurch nachkommen, dass sie – statt der Veröffentlichung des Jahresabschlusses – ihre Bilanz beim Bundesanzeiger hinterlegen. Eine Einreichung der Gewinn- und Verlustrechnung und eines gegebenenfalls aufgestellten Anhanges ist nicht notwendig. Notwendig ist allerdings, dem Bundesanzeiger mitzuteilen, dass die Gesellschaft zwei der drei in § 267a Absatz 1 HGB genannten Kriterien (Nichtüberschreiten 1. der Bilanzsumme von 350.000 €, 2. des Umsatzerlöses von 700.000 € und 3. der durchschnittlichen Arbeitnehmeranzahl von 10) erfüllt hat.
Kleine Kapitalgesellschaften (i.S.d. § 267 Absatz 1 HGB) können nur die Bilanz und den Anhang aus dem Jahresabschluss einreichen. Der Anhang braucht die Gewinn- und Verlustrechnung betreffenden Angaben nicht zu enthalten (§ 326 HGB). Die einzureichende Bilanz kann verkürzt aufgestellt werden (266 Absatz 1 Satz 3 HGB).
Bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften (i.S.d. § 267 Absatz 2 HGB) folgt der Umfang der einzureichenden Bilanz für kleine Kapitalgesellschaften, ergänzt um weitere Positionen betreffend die Bilanz oder den Anhang (§ 327 Ziffer 1 HGB in Verbindung mit §§ 266 Absatz 1 Satz 3 HGB) und den Anhang ohne die aus § 327 Ziffer 2 HGB folgenden Angaben.
An Stelle des Jahresabschlusses kann ein Einzelabschluss nach internationalen Rechnungslegungsvorschriften i.S.d. 315a HGB bekannt gemacht werden, wenn dieser den Prinzipien deutscher Jahresabschlüsse entspricht (§ 325 Absatz 2a HGB).
Alles Vorgenannte gilt für offene Handels- und Kommanditgesellschaften entsprechend, soweit nicht wenigstens ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person, oder – im Falle mehrstufiger Gesellschaftsverhältnisse – wiederum eine offene Handelsgesellschaft oder Kommanditgesellschaft oder andere Personengesellschaft mit einer Person als persönlich haftendem Gesellschafter ist (§ 264a Absatz 1 HGB). Mithin gilt es damit etwa für die GmbH & Co. KG entsprechend.
