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Die Einführung der E-Rechnung: E – wie einfach?

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von Silvia Mireva

am 14. Dezember 2020

Selbstständige, Handwerker oder Freiberufler, aber auch Unternehmer und teils Künstler müssen stets ein Auge auf die Veränderungen haben, die mit der Digitalisierung einhergehen. Ein gutes Beispiel ist die Einführung der so genannten E-Rechnung.

Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen für öffentliche Aufträge in spezieller elektronischer Form erstellen und zusenden. Für die einen eine lästige Umstellung, für die anderen ein guter Schritt hin zu weitgehender Vereinfachung und Papierlosigkeit im Büro. Unter einer „elektronischer Rechnung“ werden meistens die schon im Jahr 2011 umsatzsteuerlich den Papierrechnungen gleichgestellten elektronischen Rechnungen, z. B. als PDF verstanden. Die E-Rechnung ist jedoch etwas anderes. PDF sind quasi Bilder und können kaum direkt weiterverwaltet werden. Vielmehr sind E-Rechnungen Datendarstellungen in einem maschinenlesbaren XML-Datensatz. Der Vorteil liegt auf der Hand: Eine nach EU-Norm ausgestaltete E-Rechnung verfügt über ein klar strukturiertes Format. Damit kann sie elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Erleichtert bzw. erst ermöglicht wird auch die weitere automatische Verarbeitung – von der Prüfung über die Freigabe und letztlich Zahlung.

Die künftig in der Verwaltung üblichen E-Rechnungen sorgen für einen deutlichen Schub auf dem Weg zur umfassenden Verwaltungsdigitalisierung. Musste bislang praktisch nur die Bundesverwaltung seit Ende 2019 E-Rechnungen verpflichtend annehmen und verarbeiten, müssen künftig auch die Versender der Rechnungen dazu in der Lage sein und entsprechende Anpassungen nachholen.

Mögliche finanzielle Folgen von Fehlern bei der Umstellung können durch die richtige Police versichert werden. Somit sind Versicherungen auch Antriebe des Fortschritts, weil sie es dem Einzelnen, ganz allgemein, ermöglichen, wirtschaftliche Risiken einzugehen. In diesem Falle sind geeignete betriebliche Berufshaftpflicht- und/oder Rechtsschutzversicherungen sinnvolle Begleiter. Ihr unabhängiger Versicherungsmakler kennt sich bestens aus – und hilft, wenn sich entsprechende Fragen ergeben.

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